“Integrerade dataflöden – första steget mot AI-tjänster i kommunerna”

Markus Bylund, expert på AI i kommunsektorn.

Första steget för kommuner som vill dra full nytta av AI-tjänster handlar om att koppla ihop och  integrera och sina dataflöden.

Det säger Markus Bylund, expert på AI i kommunal sektor – och en av huvudtalarna på Stockholms stads AI-dag Horizon Scanning. [VIDEO]

AI-tjänster behöver tillgång till väldigt mycket data att för att fungera. Och landets kommuner sitter på enorma datamängder.

En perfekt kombination för framtida AI-tjänster?

Nej, inte riktigt, enligt Markus Bylund. För idag är kommunernas data oftast inlåst i hundratals olika verksamhetssystem som inte kan tala med varandra.

– En grundläggande förutsättning för att AI ska funka är att vi har integrerade dataflöden av god kvalitet. Tillgång till stora mängder strukturerad data är det som föder ett AI i grunden, säger Markus Bylund, som är strategichef för IT och digitalisering i Uppsala kommun.

Johanna Engman, Stockholms stads it-direktör, känner igen problemet:

– Vårt problem är inte data. Vi har hur mycket data som helst. Vårt problem är att kunna analysera och utvinna ny kunskap ur den. Det är vi fortfarande ganska dåliga på idag.

På Stockholms stads AI-dag fick ett hundratal av stadens högsta chefer en heldagsgenomgång av hur tjänster baserade på artificiell intelligens, AI, framöver kan påverka – och hjälpa till – inom stadens olika verksamhetsområden.

– Vi står inför stora utmaningar när det gäller exempelvis kompetensförsörjning och vi behöver ta teknik och AI till hjälp. Vi hoppas få se smarta tjänster baserade på AI som också är säkra och kvalitativa, sa biträdande stadsdirektör Anna Håkansson när hon inledde AI-dagen. [VIDEO]

Deltagarna fick även höra mer om de AI-tjänster som redan används i Stockholms stad idag – AI-baserad screening för tidig upptäckt av läs- och skrivsvårigheter i skolan och Stockholm Vatten och Avfalls AI-system för att förutse läckage i ledningsnätet.

Cheferna fick också tillfälle att själva skissa idéer för framtida AI-tjänster i Stockholms stad under ledning av studenter från Thorlidsplans gymnasium.

Stockholms stads AI-dag.

Markus Bylund fokuserade på två huvudområden där AI kan göra verklig nytta i kommunernas verksamhet. Men han började med att ringa in ett område som AI är riktigt dåligt på – kommunernas regelstyrda arbetsprocesser.

– Vi har en uppsjö av lagar som detaljstyr exakt vad och hur vi ska göra. Mycket av vår kommunala verksamhet är helt regelstyrd. Och detta är inte en paradgren för AI.

Regelstyrd verksamhet ställer höga krav på likabehandling och transparens. Det är saker som AI är genuint dåligt på, enligt Markus Bylund.

– Här finns det andra tekniker som lämpar sig mycket bättre, exempelvis RPA:er. Så vi kan absolut bryta ny mark även när det gäller regelstyrda processer. Men det kommer inte ske med hjälp av AI, säger han.

VIDEO: Så använder serviceförvaltningen RPA:er för att automatisera monotona arbetsprocesser

Men det som AI istället är riktigt bra på är att identifiera avvikelser och mönster i stora flöden av regelstyrda ärenden, exempelvis ansökningar om försörjningsstöd eller avvikelser i fakturaflöden.  Det AI kan bidra med här är att höja varningsflaggor när det uppstår avvikande mönster i sådana ärendeströmmar, menar Markus Bylund.

– När det kommer till att identifiera avvikelser, då kan AI verkligen hjälpa till. Här kan AI tillsammans med mänsklig kompetens bli så otroligt mycket vassare än mänsklig kompetens eller AI kan bli var för sig, säger Markus Bylund.

Det andra området där AI kan bli till mycket stor hjälp handlar om att göra förutsägelser utifrån all den data som kommunerna redan förfogar över.

– Om vi kan förutse kommande förändringar och sätta in tidiga insatser – oavsett om det gäller fastighetsunderhåll eller en människa som är på väg in i demens – så blir det bättre kvalitet på vår insats och också mycket billigare för kommunen, säger Markus Bylund.

– Förutsatt att vi har integrerade och sammanflätade dataflöden där vi kan titta på stora mängder data samtidigt. Då är AI ett jättebra verktyg för att förutse förändringar.

Det finns en stor potential för AI i kommunal sektor, avslutar Markus Bylund.

– Men för att komma dit behöver vi digitala arbetsprocesser och integrerade dataflöden. Utan detta står vi oss slätt.

För dig som missade AI-dagen

På vår videosida finns Markus Bylunds hela presentation och alla övriga debatter och programpunkter från AI-dagen.

Ett par av höjdpunkterna från AI-dagen:

Grundskolechef Adelinde Schmidhuber berättar hur staden använder AI-baserad screening för tidig upptäckt av läs- och skrivsvårigheter i skolan.

Biträdande stadsdirektör Anna Håkansson om AI-tjänster i Stockholms stad

Så förutspår Stockholm Vatten och Avfall rörläckage med AI

Så automatiserar serviceförvaltningen monotona arbetsuppgifter med RPA

Serviceförvaltningen var först ut i Stockholms stad med att arbeta med RPA – även kallat mjukvarurobotar.

Deras erfarenhet så här långt:

Robotarna kan bidra till ökad kvalitet för både medarbetare och kunder genom att ta över vissa monotona och tidsödande arbetsuppgifter och samtidigt frigöra tid för medarbetarna att ta sig an de mer kvalificerade arbetsuppgifterna.

RPA (Robotic Process Automation) handlar inte AI-robotar som kan ”tänka” själv och fatta egna självständiga beslut. Istället handlar det om en slags datorprogram som kan automatisera strikt regelstyrda och ofta tidsödande administrativa arbetsprocesser i olika it-system.

VIDEO: Så arbetar serviceförvaltningen med RPA

Men sådana strikt regelstyrda arbetsprocesser kan mjukvaruroboten utföra på ungefär samma sätt som en mänsklig medarbetare. Mjukvaruroboten kan exempelvis själv logga in med egen användarbehörighet in i de olika system som den är instruerad att arbeta i.

Serviceförvaltningen var först ut med att testa RPA i Stockholms stad. Idag har förvaltningen automatiserat två regelstyrda arbetsprocesser med hjälp av RPA-program – fakturareversering och produktionen av ett dagligt planeringsunderlag kallat daglig styrning.  Båda är väldigt tidsödande och monotona arbetsuppgifter att utföra manuellt.

I den här videon visar Marijana Schmidt, löneadministratör och strategen Anne-Sofie Ohlsson hur serviceförvaltningen använder RPA för att automatisera vissa monotona och repetitiva arbetsmoment och berättar hur detta har påverkat arbetet.

– Det här gör att vi kan jobba smartare och vidareutveckla kvaliteten i våra arbetsprocesser, säger Anne-Sofie Ohlsson.

Hennes råd till andra förvaltningar i Stockholms stad som funderar på att börja arbeta med RPA:

– Jag tror att det är viktigt man börja med att gå igenom sina egna arbetsprocesser och att man börjar ute i verksamheten. Det är där man vet bäst vilka arbetsprocesser som är monotona och regelstyrda. Och involvera medarbetarna i det arbetet, säger hon.

Stockholms stads arbete med RPA går nu in i en ny fas som öppnar för fler förvaltningar att automatisera regelstyrda administrativa arbetsprocesser. En gemensam teknikplattform för RPA:er har tagit fram avdelningen för digital utveckling. Plattformen innehåller från start tre stycken mjukvarurobotar.

Här är nästa steg för RPA:er i Stockholms stad

Det började med serviceförvaltningens test av RPA – även kallat mjukvarurobotar. Nu kommer nästa steg för att automatisera de mest repetitiva och regelstyrda delarna i stadens administrativa arbetsprocesser – en central teknikplattform för RPA som fler förvaltningar i Stockholms stad kan använda.

Anne Sofie Ohlsson och Ingeborg Brenton.

RPA (Robotic Process Automation) handlar inte robotar med armar och ben. Inte heller om AI-robotar som kan ”tänka” själv och fatta egna självständiga beslut. RPA är helt enkelt datorprogram som kan automatisera strikt regelstyrda administrativa arbetsprocesser i olika it-system.

Serviceförvaltningen var först ut med att testa RPA i Stockholms stad. Här fick RPA-programmet bland annat ta över en helt och hållet regelstyrd del av förvaltningens arbetsprocess för att reversera fakturor.

RPA-programmet utförde sin regelstyrda del av arbetsprocessen på ungefär samma sätt som en mänsklig medarbetare. RPA-programmet hade exempelvis egen användarbehörighet och kunde själv logga in i de olika system som den var instruerad att arbeta i.

Försöket fick positiv respons av alla inblandade på serviceförvaltningen. Slutsatsen blev att RPA-programmet klarade av att ta över de mest monotona och repetitiva delarna av de regelstyrda arbetsprocesserna – och därmed frigöra mer tid för medarbetarna att ta sig an de mer kvalificerade arbetsuppgifterna.

– Det här gör att vi kan jobba smartare och vidareutveckla kvaliteten i våra arbetsprocesser, konstaterade Anne Sofie Ohlsson strateg på serviceförvaltningen, som tillsammans projektledaren Ingeborg Brenton höll i testerna.

Nu går Stockholms stads arbete med RPA in i ny fas som öppnar för fler förvaltningar att automatisera regelstyrda administrativa arbetsprocesser. En gemensam teknikplattform för RPA:er har tagit fram. Plattformen innehåller från start tre stycken mjukvarurobotar.

En robot kommer att användas serviceförvaltningen som i ett första steg går vidare och driftsätter den automatisering av de arbetsprocesser som var föremål för de tidigare testerna.  En av robot ska användas för automatisering av arbetsprocesser i ekonomisystemet Agresso på stadens finansavdelning.

Hur den tredje roboten i den gemensamma teknikplattformen ska användas är ännu inte beslutat, berättar Lina Jacobi, projektledare för RPA-plattformen. Men flera förvaltningar och bolag i staden har flaggat för att de är intresserade att testa automatisering av arbetsprocesser.

Har du frågor eller vill veta mer om Stockholms stads nya teknikplattform för RPA – kontakta leveransledare Lina Jacobi.

AI-system förutspår läckage Stockholms va-nät

Stockholm Vatten och Avfall testar AI för att förutspå läckage i va-nätet. Det inledande pilotförsöken har varit framgångsrika. Nu planerar Stockholm Vatten och Avfall att se över hur de kan gå vidare i större skala.

– Piloten är genomförd och gav de resultatet vi hade hoppats på, så nu vill vi skala upp projektet. AI-teknik i rörbranschen är något som ännu inte finns, men det finns ett stort intresse för lösningarna, berättar Åsa Lindblom, it-chef för Stockholm Vatten.

Det AI-baserade systemet gör beräkningar utifrån stora mängder data om alla rör i Stockholm Vatten och Avfalls ledningsnät. Det handlar om vilken dimension av rör det är, när de anlades, vilket material det är gjorda av. Det tas även med i beräkningarna vilken jordmån som finns runt omkring rören samt historiska väderförhållanden och därtill nuvarande tryck.

Projektledare är en tidigare student från KTH, David Rehn. Stockholm Vatten och Avfall fick kontakt med honom via ett tidigare examensjobb i samband vid planering av en dagvattenmässa. Han var intresserad av att testa AI i rörbranschen.

Många leverantörer vill samarbeta med Stockholm Vatten och Avfall i frågan. För några veckor sedan kom ett samtal från ett företag i Silicon Valley som hört talas om AI-projektet.

– Det här är ett typiskt exempel på hur teknik kan hjälpa oss att arbeta smartare. Istället för att tekniker ska åka runt och leta efter läckor, kan vi nu hänvisa dem direkt till rätt område.

En förlängning av arbetet skulle kunna vara att installera ytterligare sensorer i nätet och analyser kontinuerlig data.

– Det här är digitalisering, när även vår ledningsgruppen sitter och diskuterar hur vi kan utveckla verksamheten med stöd av teknik, avslutar Åsa Lindblom.

“AI kommer att ta större plats i vår vardag”

Igår besökte Louise Callenberg Googles Digitalakademi och berättade om arbetet med att göra Stockholm till världens smartaste stad. Hon berättade hur AI kommer att ta en allt större plats i vår vardag – och hur kommunikationsrobotar kan hjälpa långtidssjuka barn att hålla kontakten kompisarna i skolan.

Louise Callenberg är enhetschef på Stockholms stads avdelning för digital utveckling och en av dem som leder digitaliseringsarbetet i Stockholms stad. Hon fokuserade sitt framträdande på stadens huvudsakliga mål – att livskvaliteten för stockholmarna ska bli så bra som möjligt. För att konkretisera hur, tog Louise upp flertalet exempel på tjänster som finns till för stadens invånare.

Bland annat berättade hon hur Stockholms stad jobbar med digitala inköp i hemtjänsten. Detta för att personalen ska kunna spendera sin tid med brukaren, istället för i en matbutik. Det innebär större delaktighet och valfrihet för brukaren, som själv kan välja varor genom en ipad.

Ett annat exempel var hur vi arbetar med en kommunikationsrobot för barn som inte kan delta fysiskt i undervisningen i skolan. Genom en ipad kan eleven på distans styra robotens ögon för att se vad som händer i klassrummet, robotens mun som högtalare för att prata och robotens öron för att höra vad som sägs. Roboten är även enkel att ta med ut på rast, eller till matsalen.

Hon avslutade med att prata framtid och om nästa steg för staden. Hon delade med sig av spaningar om hur AI kommer att ta större plats i vår vardag – och rekommenderade ungdomar att utbilda sig till programmerare.

“Trots att Stockholm är topp 5 bland europeiska städer vad det gäller personer med specialistkompetens inom it, så är det det mest efterfrågade yrket”, säger Louise Callenberg.

Missade du Louise denna gång har du chansen att höra samma föreläsning 12/9.

Hon kommer att även att hålla föreläsningar specifikt inriktade på hur AI ska hjälpa Stockholm att bli världens smartaste stad den 30/8 samt 25/9.

Mer tid för de kvalificerade arbetsuppgifterna när serviceförvaltningen testade mjukvarurobot

Anne-Sofie Ohlsson och Ingeborg Brenton på Stockholms stads serviceförvaltning.

Som en osynlig medarbetare som outtröttligt utför de mest repetitiva och regelstyrda arbetsmomenten.

Serviceförvaltningen genomförde nyligen ett försök med en ny typ av mjukvarurobot. Slutsatsen är att roboten kan bidra till ökad kvalitet genom att frigöra tid för personalen att ta sig an de mer kvalificerade arbetsuppgifterna.

– Det här gör att vi kan jobba smartare och vidareutveckla kvaliteten i våra arbetsprocesser, säger Anne Sofie Ohlsson, strateg på Stockholms stads serviceförvaltning.

Det är hon som tillsammans med kollegan Ingeborg Brenton, projektledare på serviceförvaltningen, hållit i projektet.

Serviceförvaltningens bekantskap med mjukvarurobotar började med att de fick se en demonstration av hur program kunde automatisera vissa administrativa arbetsprocesser.

– Vi jobbar ju kontinuerligt med processutveckling och insåg att det där kunde vara något för oss att titta närmare på, berättar Ingeborg Brenton.

Men själva ordet robot riskerar att leda tankarna lite fel när man ska beskriva serviceförvaltningens försöksprojekt. Det handlar inte om robot med armar och ben. Det handlar inte heller om en ”tänkande” robot baserad på artificiell intelligens som drar egna slutsatser eller kan fatta självständiga beslut. Det rör sig om en helt och hållet programvarubaserad robot som enbart kan utföra strikt regelstyrda arbetsprocesser.

Ett av jobben som roboten sattes att utföra på serviceförvaltningen är just ett exempel på en sådan nästan helt regelstyrd arbetsprocess – att reversera leverantörsfakturor. Men det första steget i arbetsprocessen – att fatta själva beslutet att reversera en faktura är komplicerat.

– Det kräver kunskap, erfarenhet och innehåller bedömningsinslag. Det klarar inte mjukvaruroboten av. Det beslutet måste måste tas av en människa, säger Ingeborg Brenton.

Men när beslutet att reversera fakturan väl är fattat, då vidtar ett tidskrävande arbete med att hantera fakturan i ekonomisystemet. Det är en del av arbetsprocessen som helt och hållet styrs av entydiga regler. Och det är här som mjukvaruroboten kan göra nytta.

Mjukvaruroboten utför dessa regelstyrda arbetsrutiner på samma sätt som en mänsklig medarbetare. Roboten som serviceförvaltningen testade hade egen användarbehörighet och kunde själv logga in i de system som den var instruerad att arbeta i. Den kunde gå in i systemen och hämta den information som den behövde för att kunna slutföra sin arbetsprocess.

– Här var den som en digital medarbetare, summerar Ingeborg Brenton.

När det gäller de mest repetitiva arbetsmomenten kan robotprogrammet definitivt bidra till en kvalitetshöjning både för medarbetarna och för själva arbetsprocessen, menar Anne Sofie Ohlsson.

– Mjukvaruroboten blir inte som oss andra trött i ögonen av repetitiva arbetsuppgifter. Den kan utföra våra mest regelstyrda och monotona arbetsprocesser på ett säkert sätt och med stor precision, samtidigt som den frigör tid för oss att ta oss an de mer kvalificerade arbetsuppgifterna, säger hon.

Anne Sofie Ohlsson och Ingeborg Brenton säger att testerna av försöksprojektet med mjukvaruroboten mottagits positivt av alla inblandade på serviceförvaltningen. Båda säger sig ha goda förhoppningar om  att snart kunna ta nästa steg och använda roboten på permanent basis.

– För serviceförvaltningen är det självklart att regelbundet jobba med att effektivisera våra administrativa rutiner, säger Ingeborg Brenton.