I somras öppnade det nya stadsarkivet i Liljeholmen. Totalt bytte 5 mil handlingar samt 3,5 miljoner ritningar och kartor adress. I samband med det har Stadsarkivet börjat jobba med digital beställning och digital märkning av arkivhandlingar, något som är unikt i arkivvärlden.

-Varje bransch måste hitta sin väg i digitaliseringen, sitt sätt att bli lite mer modern inom ramen för det möjliga, säger Johan Gidlöf, utvecklingschef på Stockholms stadsarkiv.

Stadsarkivets kärnverksamhet går ut på att serva med arkivmaterial. Vem som helst kan komma dit och låna handlingar, utan att på något sätt legitimera sig.

-Det är nästan unikt i världen att ha sådan rätt till arkiv som vi har här. Alla är välkomna hit! berättar Johan Gidlöf.

Stadsarkivet öppnade på Kungsklippan år 1959, men även innan dess fanns det på Riddarholmen. Sedan dess har mycket hänt, både utanför och inuti arkivet.

-Mycket av den digitalisering vi sysslat med tidigare på stadsarkivet har varit riktad mot stadens egen verksamhet, på sökbarhet och handläggning, “tråkbyråkratiska” projekt. Det här är något nytt, att själva servicen kommer i fokus, berättar Johan Gidlöf.

Digital beställning innebär att man kan sitta hemma och söka efter en handling, se om den finns och beställa den så att den finns redo när man kommer.

-Man sparar dels lite tid, men man sparar framförallt osäkerhet. Man vet innan man kommer om det man söker efter finns, säger Johan Gidlöf.

Går man in och botaniserar i databasen, får man en annan överblick av vad som faktiskt finns vilket kanske skapar ett slags sug efter att hitta andra saker.

-Vi har redan sett i Liljeholmen att spridningen av vad folk vill se ökat. Folk slänger in en beställning på “det där också”. Jag tror man vågar experimentera mer än när man behöver stå öga mot öga med en tjänsteman, menar Johan Gidlöf.

Ju mer lättillgängligt arkivets innehåll blir, desto fler personer vill använda det. Därför ser man nu över systemet, för att klara ett högre tryck.

-Just nu utreder vi om volymerna går att märka med chip. Detta skulle dels göra att personalen med hjälp av en sökare kan hitta var i rummet en speciell handling finns. Det ger också en bättre säkerhet, så att handlingar inte försvinner eller läggs tillbaka på fel ställe bland hundratusentals andra handlingar, säger Johan Gidlöf.

Till årsskiftet ska de vara klara med utredningen kring huruvida tekniken finns och fungerar för ändamålet.

Utvecklingsarbete görs inte av Stadsarkivet ensamt – det vore omöjligt. De samarbetar med åde Riksarkivet, Ri.se, Vinnova och Urban ICT Arena. Här är samverkan med Riksarkivet (för Digital beställning) och Ri.se (i båda projekten) viktigast. Riksarkivet inför nu Digital beställning på bred front i Sverige, men starthjälpen kom från Stadsarkivet.

Starka kopplingar finns mellan många av de stora digitaliseringsprojekt som pågår inom staden, och stadsarkivets verksamhet. En smart stad behöver ett smart arkiv.