Nu avgörs det – Framsteget 2019

Framsteget är Stockholms stads pris för nyskapande. Det ersätter Digitaliseringspriset och Förnyelsepriset och delas ut till en verksamhet inom staden som har gjort något som bör lyftas och spridas.

Det kom i år in 38 ansökningar, som alla visar på att framgångsrikt och innovativt nyskapande utvecklingsarbete pågår inom staden. För beredningsgruppen har det varit en angenäm utmaning att utse de bidrag som ska gå vidare till juryn.

Finalisterna till Framsteget är följande:

Nollvision Undernäring, från Enskede-Årsta-Vantör sdf

Projekt Robotar, från Serviceförvaltningen

Samverkansteam, Södermalm sdf

Digital medborgarpanel, Exploateringskontoret

Tyck till-app, Trafikkontoret

Östberga kulturhus, Enskede-Årsta-Vantör sdf

Nu pågår juryarbete. Vinnaren presenteras i samband med Kvalitetsutmärkelsen i stadshuset, den 26 november.

Vi välkomnar er alla att söka igen nästa år!

Informationssäkerhetsarbetet i staden – tre frågor till Johanna Erlandsson

Johanna Erlandsson är informationssäkerhetsansvarig i Stockholms stad. Vi ställde tre frågor angående stadens arbete med informationssäkerhet.

Hur arbetar staden med informationssäkerhetsfrågor, vad prioriteras och vad är viktigt?

Att jobba med informationssäkerhetsfrågor är ett verksamhetsansvar men också en strategisk ledningsfråga.

-Enligt stadens politiska mål ska verksamheter vara trygga, effektiva och moderna. Vi måste jobba med informationssäkerhet för att uppnå de målen, säger Johanna Erlandsson.

Arbetet med informationssäkerhet är även grundläggande för att man ska kunna digitalisera med framgång.

– Vet du vilket skyddsvärde din information har, så vet du också hur du ska kravställa för att kunna digitalisera din process och utveckla din verksamhet på ett säkert sätt.

Johanna Erlandsson är informationssäkerhetsansvarig i staden, och hennes roll är att definiera regler och riktlinjer för informationssäkerhet.

– Vi på stadsledningskontoret styr och sätter ramar för gemensamma riktlinjer och regelverk, men det viktigaste arbetet sker inom förvaltningar och bolag, och inom projekt. Det är upp till verksamheterna att tillämpa och följa regelverken på ett klokt sätt. Därför måste varje förvaltning och bolag se till att utbilda sina medarbetare i grundläggande informationssäkerhet. Som stöd i detta arbete kommer vi inom kort att presentera en online-utbildning i informationssäkerhet som riktar sig till alla stadens medarbetare.

Kan du ge exempel på frågor som är aktuella just nu?

– Det löpande arbetet med informationssäkerhet handlar om att stötta verksamheter och projekt i frågeställningar runt digitalisering och olika risker. Det handlar också om att minska effekter av incidenter genom att bedöma verksamhetspåverkan och se till att det finns effektiva processer på plats i verksamheten.

– De nya lagarna, som till exempel GDPR och NIS-direktivet är frågor som är aktuella just nu. Jag håller även en återkommande utbildning för alla nya chefer i staden, samt besöker olika chefs- och ledningsgrupper och talar om informationssäkerhet. Det känns alltid aktuellt och roligt och leder till bra diskussioner om vad informationssäkerhet egentligen innebär rent konkret.

Kan du ge exempel på verktyg och metoder som staden arbetar med?

– Våra riktlinjer följer internationella standarder och vi följer praxis inom området, säger Johanna Erlandsson.

Bland annat använder staden informationsklassningsverktyget Klassa, precis som över 200 andra kommuner.

– Det är en styrka att vi använder Klassa. Informationsklassning är hjärtat i vårt informationssäkerhetsarbete, säger Johanna Erlandsson.

All information som vi hanterar i våra verksamheter ska klassas. På det sättet får vi veta om vi behöver något skydd eller inte för vår information.

– Vi kan utgå från ett enkelt exempel. Om du ska planera och genomföra en workshop så behöver du ställa dig frågan: Vilken information hanterar du? Kanske är det en deltagarlista, information om specialkost, en agenda, ett material att visa upp, ett protokoll med mera. Klassningen går då ut på att du bedömer: Vad är skadan om den här informationen försvinner? Vad är skadan om den läcker ut? Vad blir skadan om den förändras på ett felaktigt sätt? Det är först därefter du vet om din information behöver något särskilt skydd eller inte. Oftast är det bara du som är expert på din planerade workshop som kan svara på de här frågorna, det finns inget standardsvar som gäller för alla olika slags workshops.

Stockholms stad nominerad till World Smart City Award

Stockholms ledarskap i EU-projektet GrowSmarter var avgörande för att staden skulle bli en av sex finalister i World Smart City Awards kategori för städer. Priset tilldelas städer med globala strategier som kombinerar tillämpning av policy, initiativ och projekt som kommer invånarna till nytta.

Så ska stadsarkivet bli mer tillgängligt för stockholmarna

I somras öppnade det nya stadsarkivet i Liljeholmen. Totalt bytte 5 mil handlingar samt 3,5 miljoner ritningar och kartor adress. I samband med det har Stadsarkivet börjat jobba med digital beställning och digital märkning av arkivhandlingar, något som är unikt i arkivvärlden.

-Varje bransch måste hitta sin väg i digitaliseringen, sitt sätt att bli lite mer modern inom ramen för det möjliga, säger Johan Gidlöf, utvecklingschef på Stockholms stadsarkiv.

Stadsarkivets kärnverksamhet går ut på att serva med arkivmaterial. Vem som helst kan komma dit och låna handlingar, utan att på något sätt legitimera sig.

-Det är nästan unikt i världen att ha sådan rätt till arkiv som vi har här. Alla är välkomna hit! berättar Johan Gidlöf.

Stadsarkivet öppnade på Kungsklippan år 1959, men även innan dess fanns det på Riddarholmen. Sedan dess har mycket hänt, både utanför och inuti arkivet.

-Mycket av den digitalisering vi sysslat med tidigare på stadsarkivet har varit riktad mot stadens egen verksamhet, på sökbarhet och handläggning, “tråkbyråkratiska” projekt. Det här är något nytt, att själva servicen kommer i fokus, berättar Johan Gidlöf.

Digital beställning innebär att man kan sitta hemma och söka efter en handling, se om den finns och beställa den så att den finns redo när man kommer.

-Man sparar dels lite tid, men man sparar framförallt osäkerhet. Man vet innan man kommer om det man söker efter finns, säger Johan Gidlöf.

Går man in och botaniserar i databasen, får man en annan överblick av vad som faktiskt finns vilket kanske skapar ett slags sug efter att hitta andra saker.

-Vi har redan sett i Liljeholmen att spridningen av vad folk vill se ökat. Folk slänger in en beställning på “det där också”. Jag tror man vågar experimentera mer än när man behöver stå öga mot öga med en tjänsteman, menar Johan Gidlöf.

Ju mer lättillgängligt arkivets innehåll blir, desto fler personer vill använda det. Därför ser man nu över systemet, för att klara ett högre tryck.

-Just nu utreder vi om volymerna går att märka med chip. Detta skulle dels göra att personalen med hjälp av en sökare kan hitta var i rummet en speciell handling finns. Det ger också en bättre säkerhet, så att handlingar inte försvinner eller läggs tillbaka på fel ställe bland hundratusentals andra handlingar, säger Johan Gidlöf.

Till årsskiftet ska de vara klara med utredningen kring huruvida tekniken finns och fungerar för ändamålet.

Utvecklingsarbete görs inte av Stadsarkivet ensamt – det vore omöjligt. De samarbetar med åde Riksarkivet, Ri.se, Vinnova och Urban ICT Arena. Här är samverkan med Riksarkivet (för Digital beställning) och Ri.se (i båda projekten) viktigast. Riksarkivet inför nu Digital beställning på bred front i Sverige, men starthjälpen kom från Stadsarkivet.

Starka kopplingar finns mellan många av de stora digitaliseringsprojekt som pågår inom staden, och stadsarkivets verksamhet. En smart stad behöver ett smart arkiv.

Projekt ÖDIS projektledare nominerade på Framtidsgalan

Agust Wadström och Beatrice Sablone är projektledare för projekt ÖDIS (Ökad användning av öppna data i Stockholmsregionen). Nu har de nominerats i kategorin ”Årets förbättringsresa” på Framtidsgalan.

Ur nomineringen:
”Agust och Beatrice arbetar inom två olika organisationer; Stockholms stad och Storsthlm. En dag korsades deras vägar i projektet ÖDIS, Ökad användning av öppna data i Stockholmsregionen. Sedan dess har duon varit oskiljaktiga i sitt arbete!”

Storsthlm är ett samverkansförbund för kommunerna i Stockholms län.

Vad betyder finalplatsen för er?

Vi är glada att arbetet vi gör i Stockholms stad tillsammans med Storsthlm uppmärksammas. Det är ett erkännande att det vi gör är viktigt och ett steg i rätt riktning för resan mot världens smartaste stad. För oss personligen är det såklart väldigt roligt att vårt arbete uppskattas och visar att vi som projektledare har hittat ett bra sätt att driva innovativa samarbetsprojekt.

Läs mer om nomineringen till Årets förbättringsresa, Framtidsverkets webbplats