Serviceförvaltningen var först ut i Stockholms stad med att arbeta med RPA – även kallat mjukvarurobotar.

Deras erfarenhet så här långt:

Robotarna kan bidra till ökad kvalitet för både medarbetare och kunder genom att ta över vissa monotona och tidsödande arbetsuppgifter och samtidigt frigöra tid för medarbetarna att ta sig an de mer kvalificerade arbetsuppgifterna.

RPA (Robotic Process Automation) handlar inte AI-robotar som kan ”tänka” själv och fatta egna självständiga beslut. Istället handlar det om en slags datorprogram som kan automatisera strikt regelstyrda och ofta tidsödande administrativa arbetsprocesser i olika it-system.

VIDEO: Så arbetar serviceförvaltningen med RPA

Men sådana strikt regelstyrda arbetsprocesser kan mjukvaruroboten utföra på ungefär samma sätt som en mänsklig medarbetare. Mjukvaruroboten kan exempelvis själv logga in med egen användarbehörighet in i de olika system som den är instruerad att arbeta i.

Serviceförvaltningen var först ut med att testa RPA i Stockholms stad. Idag har förvaltningen automatiserat två regelstyrda arbetsprocesser med hjälp av RPA-program – fakturareversering och produktionen av ett dagligt planeringsunderlag kallat daglig styrning.  Båda är väldigt tidsödande och monotona arbetsuppgifter att utföra manuellt.

I den här videon visar Marijana Schmidt, löneadministratör och strategen Anne-Sofie Ohlsson hur serviceförvaltningen använder RPA för att automatisera vissa monotona och repetitiva arbetsmoment och berättar hur detta har påverkat arbetet.

– Det här gör att vi kan jobba smartare och vidareutveckla kvaliteten i våra arbetsprocesser, säger Anne-Sofie Ohlsson.

Hennes råd till andra förvaltningar i Stockholms stad som funderar på att börja arbeta med RPA:

– Jag tror att det är viktigt man börja med att gå igenom sina egna arbetsprocesser och att man börjar ute i verksamheten. Det är där man vet bäst vilka arbetsprocesser som är monotona och regelstyrda. Och involvera medarbetarna i det arbetet, säger hon.

Stockholms stads arbete med RPA går nu in i en ny fas som öppnar för fler förvaltningar att automatisera regelstyrda administrativa arbetsprocesser. En gemensam teknikplattform för RPA:er har tagit fram avdelningen för digital utveckling. Plattformen innehåller från start tre stycken mjukvarurobotar.