Tävlingen avgjord – här är namnet på Stockholms nya sociala system

Esset – det blir namnet på Stockholms stads nya digitala stöd för socialtjänst, kommunal hälso- och sjukvård, samt överförmyndarverksamhet. Hjärnorna bakom namnet är personalen på Södermalms dagliga verksamhet.

Deras förslag vann namntävlingen på torsdagsförmiddagen på terminsavslutningen för Projekt Modernisering av sociala system.

Alla som kommer arbeta med de nya digitala stödet fick vara med och tävla. Intresset var stort och 49 bidrag kom in. Men det blev Södermalms dagliga verksamhet som plockade hem segern med sitt namnförslag – Esset.

Ur juryns motivering:

”Det anspelar på ett stöd av hög klass och skicklighet. Namnet är i bestämd form, vilket visar på att det är ett digitalt stöd som är gemensamt för alla. Det är inte förknippat med något specifikt verksamhetsområde, utan fungerar för alla.”

–  Idén till namnet kom av den i sammanhanget betydande bokstaven S. Stockholms stads smarta, sammanhållna sociala system och digitala stöd, berättade Jessica Ulfsdotter, biträdande enhetschef på Södermalms dagliga verksamhet.

– Vi ser fram emot att börja jobba med Esset, sade de när det tog emot prischecken på 10 000 kronor.

Prisutdelaren var socialförvaltningens chef Lena Lundström Stoltz.

Arbetet med att implementera det nya namnet i verksamheten kommer att påbörjas nu och pågå under våren. 

Det nya digitala stödet för socialtjänsten, kommunala hälso- och sjukvård och överförmyndaren införs successivt med start under nästa år. Petra Lindström berättade om införandeplanen i stadens olika verksamheter.

-Införandet av Esset kommer att börja under 2020, och förväntas pågå fram till 2022, berättar Petra Lindström.

Överförmyndarförvaltningen blir först ut att börja använda det nya digitala stödet. Huvudprocessledaren Alexander Markman berättade hur utvecklingen av det digitala stödet går till.

Både Alexander och hans kollega Martin Rost är till vardags anställda på Överförmyndarförvaltningen. Att ha personer från verksamheten med i utvecklingen är en av projektets nyckelfaktorer.

De berättar om ett tätt samarbete med utvecklarna, som säkerställer att det som levereras stämmer överens med verksamhetens faktiska behov.

Andreas Meschke, delprojektledare, leder publiken genom förmiddagens avslutning.

Fler bilder från terminsavslutningen för Projekt Modernisering av sociala system:

Vinnarna av Framsteget- Stockholms stads pris för nyskapande

Motivering: Detta arbete är ett skolexempel på hur man går från idé till projekt och implementering i ordinarie verksamhet. Det handlar om medarbetardriven innovation som utgår från brukarna. Arbetet visar på vikten av ett modigt ledarskap som vågar utmana traditionella arbetssätt och tar tillvara medarbetarnas idéer. I detta arbete har man tagit sig an utmaningen med en åldrande befolkning och hur man kan skapa en tillvaro av hög kvalitet, trygghet och självbestämmande. Det förnyade arbetssättet är hållbart då det sparar såväl tid, pengar som miljö. Det är ett digitalt verktyg som uppdateras och utvecklas enkelt vid behov. Verktyget är lättåtkomligt och kostnadsfritt för användare och har spridits både till andra förvaltningar inom staden och till andra kommuner. Det är ett exempel på välfärdsteknik när den är som bäst – med fokus på de vi är till för, i det här fallet den äldre.

Förutom första priset, så delades ett särskilt omnämnande  och 25 000 kr ut till Samverkansteam inom familjerätten, Södermalms stadsdelsförvaltning.

”Samverkan är nyckelordet i detta arbete. Här arbetar man tillsammans från flera verksamheter och utgår hela tiden från barnets situation. Genom att testa sig fram har man med befintliga resurser utvecklat en framgångsrik modell väl i överensstämmelse med barnkonventionen. Det krävs mod att bryta stuprör och att över enhetsgränser arbeta tvärprofessionellt utifrån perspektivet vad som är bäst för dem som verksamheten är till för, i det här fallet, barnet och familjen.”

Nu avgörs det – Framsteget 2019

Framsteget är Stockholms stads pris för nyskapande. Det ersätter Digitaliseringspriset och Förnyelsepriset och delas ut till en verksamhet inom staden som har gjort något som bör lyftas och spridas.

Det kom i år in 38 ansökningar, som alla visar på att framgångsrikt och innovativt nyskapande utvecklingsarbete pågår inom staden. För beredningsgruppen har det varit en angenäm utmaning att utse de bidrag som ska gå vidare till juryn.

Finalisterna till Framsteget är följande:

Nollvision Undernäring, från Enskede-Årsta-Vantör sdf

Projekt Robotar, från Serviceförvaltningen

Samverkansteam, Södermalm sdf

Digital medborgarpanel, Exploateringskontoret

Tyck till-app, Trafikkontoret

Östberga kulturhus, Enskede-Årsta-Vantör sdf

Nu pågår juryarbete. Vinnaren presenteras i samband med Kvalitetsutmärkelsen i stadshuset, den 26 november.

Vi välkomnar er alla att söka igen nästa år!

Informationssäkerhetsarbetet i staden – tre frågor till Johanna Erlandsson

Johanna Erlandsson är informationssäkerhetsansvarig i Stockholms stad. Vi ställde tre frågor angående stadens arbete med informationssäkerhet.

Hur arbetar staden med informationssäkerhetsfrågor, vad prioriteras och vad är viktigt?

Att jobba med informationssäkerhetsfrågor är ett verksamhetsansvar men också en strategisk ledningsfråga.

-Enligt stadens politiska mål ska verksamheter vara trygga, effektiva och moderna. Vi måste jobba med informationssäkerhet för att uppnå de målen, säger Johanna Erlandsson.

Arbetet med informationssäkerhet är även grundläggande för att man ska kunna digitalisera med framgång.

– Vet du vilket skyddsvärde din information har, så vet du också hur du ska kravställa för att kunna digitalisera din process och utveckla din verksamhet på ett säkert sätt.

Johanna Erlandsson är informationssäkerhetsansvarig i staden, och hennes roll är att definiera regler och riktlinjer för informationssäkerhet.

– Vi på stadsledningskontoret styr och sätter ramar för gemensamma riktlinjer och regelverk, men det viktigaste arbetet sker inom förvaltningar och bolag, och inom projekt. Det är upp till verksamheterna att tillämpa och följa regelverken på ett klokt sätt. Därför måste varje förvaltning och bolag se till att utbilda sina medarbetare i grundläggande informationssäkerhet. Som stöd i detta arbete kommer vi inom kort att presentera en online-utbildning i informationssäkerhet som riktar sig till alla stadens medarbetare.

Kan du ge exempel på frågor som är aktuella just nu?

– Det löpande arbetet med informationssäkerhet handlar om att stötta verksamheter och projekt i frågeställningar runt digitalisering och olika risker. Det handlar också om att minska effekter av incidenter genom att bedöma verksamhetspåverkan och se till att det finns effektiva processer på plats i verksamheten.

– De nya lagarna, som till exempel GDPR och NIS-direktivet är frågor som är aktuella just nu. Jag håller även en återkommande utbildning för alla nya chefer i staden, samt besöker olika chefs- och ledningsgrupper och talar om informationssäkerhet. Det känns alltid aktuellt och roligt och leder till bra diskussioner om vad informationssäkerhet egentligen innebär rent konkret.

Kan du ge exempel på verktyg och metoder som staden arbetar med?

– Våra riktlinjer följer internationella standarder och vi följer praxis inom området, säger Johanna Erlandsson.

Bland annat använder staden informationsklassningsverktyget Klassa, precis som över 200 andra kommuner.

– Det är en styrka att vi använder Klassa. Informationsklassning är hjärtat i vårt informationssäkerhetsarbete, säger Johanna Erlandsson.

All information som vi hanterar i våra verksamheter ska klassas. På det sättet får vi veta om vi behöver något skydd eller inte för vår information.

– Vi kan utgå från ett enkelt exempel. Om du ska planera och genomföra en workshop så behöver du ställa dig frågan: Vilken information hanterar du? Kanske är det en deltagarlista, information om specialkost, en agenda, ett material att visa upp, ett protokoll med mera. Klassningen går då ut på att du bedömer: Vad är skadan om den här informationen försvinner? Vad är skadan om den läcker ut? Vad blir skadan om den förändras på ett felaktigt sätt? Det är först därefter du vet om din information behöver något särskilt skydd eller inte. Oftast är det bara du som är expert på din planerade workshop som kan svara på de här frågorna, det finns inget standardsvar som gäller för alla olika slags workshops.

Stockholms stad nominerad till World Smart City Award

Stockholms ledarskap i EU-projektet GrowSmarter var avgörande för att staden skulle bli en av sex finalister i World Smart City Awards kategori för städer. Priset tilldelas städer med globala strategier som kombinerar tillämpning av policy, initiativ och projekt som kommer invånarna till nytta.

Så ska stadsarkivet bli mer tillgängligt för stockholmarna

I somras öppnade det nya stadsarkivet i Liljeholmen. Totalt bytte 5 mil handlingar samt 3,5 miljoner ritningar och kartor adress. I samband med det har Stadsarkivet börjat jobba med digital beställning och digital märkning av arkivhandlingar, något som är unikt i arkivvärlden.

-Varje bransch måste hitta sin väg i digitaliseringen, sitt sätt att bli lite mer modern inom ramen för det möjliga, säger Johan Gidlöf, utvecklingschef på Stockholms stadsarkiv.

Stadsarkivets kärnverksamhet går ut på att serva med arkivmaterial. Vem som helst kan komma dit och låna handlingar, utan att på något sätt legitimera sig.

-Det är nästan unikt i världen att ha sådan rätt till arkiv som vi har här. Alla är välkomna hit! berättar Johan Gidlöf.

Stadsarkivet öppnade på Kungsklippan år 1959, men även innan dess fanns det på Riddarholmen. Sedan dess har mycket hänt, både utanför och inuti arkivet.

-Mycket av den digitalisering vi sysslat med tidigare på stadsarkivet har varit riktad mot stadens egen verksamhet, på sökbarhet och handläggning, “tråkbyråkratiska” projekt. Det här är något nytt, att själva servicen kommer i fokus, berättar Johan Gidlöf.

Digital beställning innebär att man kan sitta hemma och söka efter en handling, se om den finns och beställa den så att den finns redo när man kommer.

-Man sparar dels lite tid, men man sparar framförallt osäkerhet. Man vet innan man kommer om det man söker efter finns, säger Johan Gidlöf.

Går man in och botaniserar i databasen, får man en annan överblick av vad som faktiskt finns vilket kanske skapar ett slags sug efter att hitta andra saker.

-Vi har redan sett i Liljeholmen att spridningen av vad folk vill se ökat. Folk slänger in en beställning på “det där också”. Jag tror man vågar experimentera mer än när man behöver stå öga mot öga med en tjänsteman, menar Johan Gidlöf.

Ju mer lättillgängligt arkivets innehåll blir, desto fler personer vill använda det. Därför ser man nu över systemet, för att klara ett högre tryck.

-Just nu utreder vi om volymerna går att märka med chip. Detta skulle dels göra att personalen med hjälp av en sökare kan hitta var i rummet en speciell handling finns. Det ger också en bättre säkerhet, så att handlingar inte försvinner eller läggs tillbaka på fel ställe bland hundratusentals andra handlingar, säger Johan Gidlöf.

Till årsskiftet ska de vara klara med utredningen kring huruvida tekniken finns och fungerar för ändamålet.

Utvecklingsarbete görs inte av Stadsarkivet ensamt – det vore omöjligt. De samarbetar med åde Riksarkivet, Ri.se, Vinnova och Urban ICT Arena. Här är samverkan med Riksarkivet (för Digital beställning) och Ri.se (i båda projekten) viktigast. Riksarkivet inför nu Digital beställning på bred front i Sverige, men starthjälpen kom från Stadsarkivet.

Starka kopplingar finns mellan många av de stora digitaliseringsprojekt som pågår inom staden, och stadsarkivets verksamhet. En smart stad behöver ett smart arkiv.

Projekt ÖDIS projektledare nominerade på Framtidsgalan

Agust Wadström och Beatrice Sablone är projektledare för projekt ÖDIS (Ökad användning av öppna data i Stockholmsregionen). Nu har de nominerats i kategorin ”Årets förbättringsresa” på Framtidsgalan.

Ur nomineringen:
”Agust och Beatrice arbetar inom två olika organisationer; Stockholms stad och Storsthlm. En dag korsades deras vägar i projektet ÖDIS, Ökad användning av öppna data i Stockholmsregionen. Sedan dess har duon varit oskiljaktiga i sitt arbete!”

Storsthlm är ett samverkansförbund för kommunerna i Stockholms län.

Vad betyder finalplatsen för er?

Vi är glada att arbetet vi gör i Stockholms stad tillsammans med Storsthlm uppmärksammas. Det är ett erkännande att det vi gör är viktigt och ett steg i rätt riktning för resan mot världens smartaste stad. För oss personligen är det såklart väldigt roligt att vårt arbete uppskattas och visar att vi som projektledare har hittat ett bra sätt att driva innovativa samarbetsprojekt.

Läs mer om nomineringen till Årets förbättringsresa, Framtidsverkets webbplats

Workshop kring öppna och delade trafikdata

Cirka 40 intresserade personer från alla möjliga aktörer: en rad fordonstillverkare, kommuner från olika delar av landet, trafikplanerare, akustiker, logistiker från taxibolag, etc, samlades för en workshop om öppna och delade trafikdata. Syftet var att nätverka, diskutera och ge ideer kring stadens framtida arbete med att dela öppna data från trafiken.

– Vi vill veta vilka databehov ni har och vilka möjligheter ni ser med våra nya dataflöden, inledde Petra Robin, projektledare för Smart trafikstyrning.

Programmet smart och uppkopplad stad som drivs av stadsledningskontoret, driver flera innovationsprojekt kring öppna data och trafikstyrning. Programmet utvecklar och testar ny teknik samt handlar upp en stadsgemensam IoT-plattform och en portal för öppna och delade data. Teknik som sätts upp och testas under hösten är olika lösningar för trafikstyrning samtidigt som de samlar in data, som sedan kan delas till andra och även användas för analys och utveckling i stadens verksamhet.

Det är till exempel sensorer och värmekameror som genom att räkna när bilar, bussar och trafikanter passerar, kan optimera trafikflödet och minska köerna. Det finns också smarta sensorer för att styra och dimra belysning som också kan samla in trafikdata. Bättre köhantering ger bättre framkomlighet och säkrare gatumiljöer helt enkelt. Plus att utsläppen minskar.

Diskussionen flödade kring vilka dataset man vill ha, hur ofta man behöver data, när man vill ha access till data, och hur man vill prioritera olika behov. Det kan handla om fordonstyper, tid för passage, hastighet etc.

På plats fanns representanter från alla möjliga branscher. Maja Karlsson och Emelie Roth är akustiker på Structor Akustik och jobbar med bullerutredningar, exempelvis inför byggande av nya bostadsområden.

I dagsläget är det svårt för dem att få tag i den data de behöver, för att kunna göra sin utredning. Ju bättre data de har att utgå ifrån, ju bättre prognoser kan de göra.

-Det är roligt för man inser att många som är här idag behöver samma data, fast ska använda den till olika saker, säger Emelie Roth.

-Det är värdefullt att få möjligheten att ge denna input till Stockholms stad, fyller Maja Karlsson i.

Diskussionerna handlar om vilka möjligheter som ges med öppna trafikdata; bättre stadsplanering, ökad trafiksäkerhet och stöd till polisen och räddningstjänsten. 

– Vi måste fundera över vilka andra som kan tänkas vilja ha tillgång till datan vi delar? Polisen skulle till exempel kunna vilja ha den. Det tillkommer aspekter som personlig integritet och liknande, som är svårare än tekniken. Att tänka igenom det innan kommer att underlätta för oss själva, säger en av deltagarna.

En representant från Taxi Stockholm berättade att de har 1700 bilar som snurrar i Stockholm, vilka kan ge ifrån sig en hel del data. Till exempel så har de kameror i bilarna, som kan läsa av antalet passagerare. På så sätt kanske de med fler passagerare kan prioriteras i trafiken, framför de bilar med endast en passagerare, menade han.

Intressanta frågeställningar lyftes; hur vi kan kvalitetssäkra datan vi delar? Är öppet samma sak som gratis? Kan vi skapa gemensamma API:er? Skattebetalarna betalar för infrastruktur och sina bilar redan, ska amerikanska storbolag få del av detta? 

När förmiddagen led mot sitt slut sammanfattade deltagarna sina tankar. 

– Med information blir saker lättare. Om man kan visa på behov av saker så kan man påverka. Politiker kan få underlag, och blir tvungna att agera. Man röstar med fötterna, bokstavligt, menar en av workshopens deltagare.

 -Vi behöver gemensamma policys, policys är bra – alltså behöver vi fortsätta samarbeta. Det räcker inte att sätta upp dessa första sensorerna, vi behöver fler, säger en annan av deltagarna.

 – Jag säger som min farfar som var guldgrävare. Om det finns 3 gram guld i ett ton sten, så är det värt att bryta. Det är så vi måste tänka när vi jobbar med öppna data, om det finns tre små behov i en terrayite data – så är det värt att tillgängliggöra den, säger en deltagare.