Det började med serviceförvaltningens test av RPA – även kallat mjukvarurobotar. Nu kommer nästa steg för att automatisera de mest repetitiva och regelstyrda delarna i stadens administrativa arbetsprocesser – en central teknikplattform för RPA som fler förvaltningar i Stockholms stad kan använda.

Anne Sofie Ohlsson och Ingeborg Brenton.

RPA (Robotic Process Automation) handlar inte robotar med armar och ben. Inte heller om AI-robotar som kan ”tänka” själv och fatta egna självständiga beslut. RPA är helt enkelt datorprogram som kan automatisera strikt regelstyrda administrativa arbetsprocesser i olika it-system.

Serviceförvaltningen var först ut med att testa RPA i Stockholms stad. Här fick RPA-programmet bland annat ta över en helt och hållet regelstyrd del av förvaltningens arbetsprocess för att reversera fakturor.

RPA-programmet utförde sin regelstyrda del av arbetsprocessen på ungefär samma sätt som en mänsklig medarbetare. RPA-programmet hade exempelvis egen användarbehörighet och kunde själv logga in i de olika system som den var instruerad att arbeta i.

Försöket fick positiv respons av alla inblandade på serviceförvaltningen. Slutsatsen blev att RPA-programmet klarade av att ta över de mest monotona och repetitiva delarna av de regelstyrda arbetsprocesserna – och därmed frigöra mer tid för medarbetarna att ta sig an de mer kvalificerade arbetsuppgifterna.

– Det här gör att vi kan jobba smartare och vidareutveckla kvaliteten i våra arbetsprocesser, konstaterade Anne Sofie Ohlsson strateg på serviceförvaltningen, som tillsammans projektledaren Ingeborg Brenton höll i testerna.

Nu går Stockholms stads arbete med RPA in i ny fas som öppnar för fler förvaltningar att automatisera regelstyrda administrativa arbetsprocesser. En gemensam teknikplattform för RPA:er har tagit fram. Plattformen innehåller från start tre stycken mjukvarurobotar.

En robot kommer att användas serviceförvaltningen som i ett första steg går vidare och driftsätter den automatisering av de arbetsprocesser som var föremål för de tidigare testerna.  En av robot ska användas för automatisering av arbetsprocesser i ekonomisystemet Agresso på stadens finansavdelning.

Hur den tredje roboten i den gemensamma teknikplattformen ska användas är ännu inte beslutat, berättar Lina Jacobi, projektledare för RPA-plattformen. Men flera förvaltningar och bolag i staden har flaggat för att de är intresserade att testa automatisering av arbetsprocesser.

Har du frågor eller vill veta mer om Stockholms stads nya teknikplattform för RPA – kontakta leveransledare Lina Jacobi.