Arbetsmarknadsförvaltningen har rustat sin organisation för digitalisering genom att lägga ansvaret för den i verksamhetens händer. Till det nyinrättade “Digi-rådet” kommer små och stora idéer om hur förvaltningen kan utvecklas genom digitala lösningar.  

-När jag började här för tre år sedan  fanns ingen plan för förvaltningens it. Ingen hade en samlad koll på it-kostnaderna och alla verksamheter skötte sina egna it-projekt. Det var frustrerande att som it-chef ha noll koll på helheten. Det säger  Arja Lindholm är it-chef och kommunikationschef på arbetsmarknadsförvaltningen.

2016 drog Arja därför igång ett projekt som syftade till att organisera och utveckla en strukturerad process inför digitalisering  av arbetsmarknadsförvaltningens verksamheter. I samband med det rekryterade hon Johanna Nilsson, verksamhetsutvecklare inom digitalisering.

-Det vi har gjort är att vi har tillsatt ett ”Digi-råd”, dit förvaltningens verksamheter skickar förslag och idéer på hur deras arbete kan utvecklas med hjälp av digitalisering, berättar Arja Lindholm.

I “Digi-rådet” struktureras och bearbetas idéerna, samt  tittar på vilka behov som finns i de olika verksamheterna och hur de kan mötas. Digi-rådet består av verksamhetscontrollers, verksamhetsstrateger, kommunikatör, it-strateg, representanter från it-staben samt Arja och Johanna. Förslag på vilka projekt som ska få stöd och hur de ska finansieras skickas sedan för beslut till förvaltningsledningen.

Struktur för dialog och tydliga kontaktvägar
-Det handlar om att verksamheterna förstår att digitalisering är en vital del av deras utveckling. De måste själva fundera ut vilka behoven är och vad som ska göras, sen hjälper vi dem. Digitaliseringen är nu i verksamhetens händer, och det är den stora verksamhetsnyttan, säger Arja Lindholm.

Förslagen som kommer in till ”Digi-rådet” är av olika karaktär och storlek. Det har exempelvis handlat om att införa en chatt som kommunikationsväg i verksamheterna, att införa ett nytt ansökningssystem för vuxenutbildningen samt att upphandla ett nytt verksamhetssystem för jobbtorgen.

-Vi vill ha en ständig dialog – inte en önskelista. De måste förstå sin egen verksamhet och vad de behöver, allt går inte att genomföra, säger Johanna Nilsson. Vi vill agera bollplank och leda idéerna rätt.

Struktur för dialog och tydliga kontaktvägar är det som driver arbetet med arbetsmarknadsförvaltningens digitaliserade arbetsprocesser framåt, menar Johanna Nilsson. Därför måste arbetsmarknadsförvaltningen fortsätta kommunicera kring ”Digi-rådets” arbete med små och stora förbättringar genom digitalisering.

-Med ökad kunskap och verksamhetsdriven digitalisering får Stockholms stad bättre medarbetare, vilket leder till bättre verksamhet och därmed högre kvalitet för stockholmarna. Det är i slutändan dem vi finns till för, avslutar Arja Lindholm.