Anne-Sofie Ohlsson och Ingeborg Brenton på Stockholms stads serviceförvaltning.

Som en osynlig medarbetare som outtröttligt utför de mest repetitiva och regelstyrda arbetsmomenten.

Serviceförvaltningen genomförde nyligen ett försök med en ny typ av mjukvarurobot. Slutsatsen är att roboten kan bidra till ökad kvalitet genom att frigöra tid för personalen att ta sig an de mer kvalificerade arbetsuppgifterna.

– Det här gör att vi kan jobba smartare och vidareutveckla kvaliteten i våra arbetsprocesser, säger Anne Sofie Ohlsson, strateg på Stockholms stads serviceförvaltning.

Det är hon som tillsammans med kollegan Ingeborg Brenton, projektledare på serviceförvaltningen, hållit i projektet.

Serviceförvaltningens bekantskap med mjukvarurobotar började med att de fick se en demonstration av hur program kunde automatisera vissa administrativa arbetsprocesser.

– Vi jobbar ju kontinuerligt med processutveckling och insåg att det där kunde vara något för oss att titta närmare på, berättar Ingeborg Brenton.

Men själva ordet robot riskerar att leda tankarna lite fel när man ska beskriva serviceförvaltningens försöksprojekt. Det handlar inte om robot med armar och ben. Det handlar inte heller om en ”tänkande” robot baserad på artificiell intelligens som drar egna slutsatser eller kan fatta självständiga beslut. Det rör sig om en helt och hållet programvarubaserad robot som enbart kan utföra strikt regelstyrda arbetsprocesser.

Ett av jobben som roboten sattes att utföra på serviceförvaltningen är just ett exempel på en sådan nästan helt regelstyrd arbetsprocess – att reversera leverantörsfakturor. Men det första steget i arbetsprocessen – att fatta själva beslutet att reversera en faktura är komplicerat.

– Det kräver kunskap, erfarenhet och innehåller bedömningsinslag. Det klarar inte mjukvaruroboten av. Det beslutet måste måste tas av en människa, säger Ingeborg Brenton.

Men när beslutet att reversera fakturan väl är fattat, då vidtar ett tidskrävande arbete med att hantera fakturan i ekonomisystemet. Det är en del av arbetsprocessen som helt och hållet styrs av entydiga regler. Och det är här som mjukvaruroboten kan göra nytta.

Mjukvaruroboten utför dessa regelstyrda arbetsrutiner på samma sätt som en mänsklig medarbetare. Roboten som serviceförvaltningen testade hade egen användarbehörighet och kunde själv logga in i de system som den var instruerad att arbeta i. Den kunde gå in i systemen och hämta den information som den behövde för att kunna slutföra sin arbetsprocess.

– Här var den som en digital medarbetare, summerar Ingeborg Brenton.

När det gäller de mest repetitiva arbetsmomenten kan robotprogrammet definitivt bidra till en kvalitetshöjning både för medarbetarna och för själva arbetsprocessen, menar Anne Sofie Ohlsson.

– Mjukvaruroboten blir inte som oss andra trött i ögonen av repetitiva arbetsuppgifter. Den kan utföra våra mest regelstyrda och monotona arbetsprocesser på ett säkert sätt och med stor precision, samtidigt som den frigör tid för oss att ta oss an de mer kvalificerade arbetsuppgifterna, säger hon.

Anne Sofie Ohlsson och Ingeborg Brenton säger att testerna av försöksprojektet med mjukvaruroboten mottagits positivt av alla inblandade på serviceförvaltningen. Båda säger sig ha goda förhoppningar om  att snart kunna ta nästa steg och använda roboten på permanent basis.

– För serviceförvaltningen är det självklart att regelbundet jobba med att effektivisera våra administrativa rutiner, säger Ingeborg Brenton.