Ett arkiv måste utvecklas i en stad som ständigt tar nya steg inom digitaliseringen. På Stockholms Stadsarkiv spånas det på ett nytt arkivsystem där ett dokument kan tala om ”här finns jag”, ”det här är mitt namn” och ”det här kan du använda mig till”.

I sju år har Lennart Ploom varit förvaltningschef på Stadsarkivet. Tillsammans med sina 70 kollegor jobbar han för att verksamheten och de 85 000 hyllmeter handlingar de förvarar ska bli så lättillgängliga som möjligt för Stockholmarna.

När de nu påbörjar byggandet av ännu en lokal i Liljeholmen, är det en del i projektet ”smart och uppkopplat arkiv” som ingår i stadens digitala strategi. Ett steg i arbetet mot världens smartaste stad 2040.

På stadsarkivet finns idag ungefär olika 5000 arkiv.

-Det är stadsarkivets uppgift är att få folk att förstå vilken information arkiven faktiskt innehåller och att hjälpa våra besökare att få svar på sina frågor, säger Lennart Ploom.

-Nästa steg i vårt arbete handlar om att vi ska utveckla verktyg som gör att vi enkelt kan besvara vilken information som finns och vad man kan göra med den.

För att förklara detta jämför Lennart Ploom arkivinformation med en hammare.

-Man måste dels veta att verktygslådan innehåller en hammare. Sedan måste man veta att man kan slå i en spik med den, och kanske till och med bygga ett hus med hjälp av just den informationen.

När man digitaliserar handlingar så analyseras informationsinnehållet, vilket gör att man kan bygga ihop kluster av information. På så sätt kommer man i framtiden kanske kunna få reda på information från alla kategorier i arkivet om man har ett namn och ett personnummer. Hittar du till exempel din morfars farfars födelsebevis i arkiven, kan du även se var han jobbade, sökte bygglov och satt i rättegång. Man ska i princip kunna googla i arkivet, även fast det kommer att fortsätta vara analogt.

Idag hittar man information genom att veta vilket arkiv den tillhör och vilken hylla den står på. Nu undersöker stadsarkivet möjligheterna att i ett framtida arkivsystem vända på denna logik. Man ska istället kunna anropa dokumenten, genom att förse varje dokument med ett slags enkelt elektroniskt chip.

-I ett nytt arkivsystem vill vi även att det ska finnas en funktion där det registreras vad olika arkiv används till. Denna metadata ska sedan fungera som förslag på användningsområde till kommande besökare. Kan en person ta vid där en annan slutade, istället för att uppfinna hjulet på nytt, kommer utvecklingen att gå snabbare, säger Lennart Ploom.

Genom det samspel som digitaliseringen av arkiven kommer att skapa får vi större nytta av verksamheten som bedrivs på Stadsarkivet. Alla kommer att kunna använda den information som finns utifrån sina egna behov. Smartness handlar om att vi får lättare att lyssna på vad vi själva vill, genom interaktivitet, genom medskapande och dialog. Detta kommer att leda till en bättre relation mellan vad folk vill ha – och vad arkivet kan erbjuda.

FAKTARUTA:

Stadsarkivet är en av de förvaltningar inom Stockholms stad som inlett ett samarbete med Urban ICT Arena, för att få hjälp med sin digitaliseringsprocess. Till testbädden i Kista är alla inom Stockholm välkomna att komma med ett problem, formulerat som ett behov. Under gemensamma workshops arbetas sedan tankar och idéer fram på hur detta behov kan tillfredsställas med hjälp av digitala verktyg och nya arbetssätt. Läs mer om samarbetet här. (http://www.urbanictarena.se/stockholm-city-archives-smart-connected/)

Mer om Stadsarkivet